Als vereniging vinden wij het vanzelfsprekend dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen en dat wij deze met alle zorg verwerken. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens.

  1. Wie is verantwoordelijk?
    VC Trynwâlden (van Haersmasingel 40, 9062 GC OENKERK, KvK-nummer 01151966) is als vereniging met volledige rechtsbevoegdheid verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  2. Wat zijn persoonsgegevens?
    Dat zijn gegevens die direct of indirect iets over u als persoon zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en uw bondsnummer zijn persoonsgegevens.
  3. Wat is verwerken?
    Dat is alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.
  4. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
    1. Uw contactgegevens (zoals: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer)
    2. Gevoelige categorieën van persoonsgegevens (zoals: VOG van onze bestuursleden, de trainers en waar nodig vrijwilligers binnen onze vereniging)
    3. Overige gegevens die van belang zijn (zoals: uw lidmaatschapsdatum, uw geboortedatum, bankrekening voor de contributie, beroep, burgerlijke staat en gezinssamenstelling, uw voorkeuren voor vrijwilligerswerk en gegevens die wij van de KNVB ontvangen over uw ranking en spelgerechtigheid)
    4. Contactmomenten (zoals: brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen en wat u op onze websites doet en bekijkt, ons contact via social media, zoals Facebook en WhatsApp).
  5. Welke geldige reden (grondslag) voor verwerking hebben wij?
    1. Voor de uitvoering van het lidmaatschap (overeenkomst) van onze vereniging.
    2. Voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang van VC Trynwâlden of van een derde, behalve wanneer uw belangen zwaarder wegen.
    3. Daar waar u hier toestemming voor hebt gegeven. Uw toestemming kunt u altijd intrekken.
  6. Voor welke doelen gebruiken wij uw persoonsgegevens?
    1. Om het lidmaatschap met u invulling te geven, zoals trainingen, toernooien, competitie en allerlei activiteiten om een vereniging te zijn waar u naar tevredenheid kunt tafeltennissen en samen kunt zijn. Voor de competitie en toernooien delen wij uw persoonsgegevens met onze sportbond de NTTB. Uw gegevens worden in een online omgeving van de sportbond geplaatst om onder andere uw rating en competitie indeling te bepalen.
    2. Om onze producten en diensten te ontwikkelen en verbeteren, waarvoor we ook statistische analyses uitvoeren naar trends in de markt.
    3. Voor promotie- marketingdoeleinden, zoals externe activiteiten, toernooien en sponsoracties. Mailingen naar alle leden verzorgen wij vanuit Sportlink. Uw gegevens worden hiervoor niet met derden gedeeld tenzij wij daarvoor uw toestemming of een overeenkomst voor hebben.
    4. Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen en om medewerking aan toezichthouders, zoals de gemeente, Autoriteit Persoonsgegevens en de Belastingdienst, te kunnen verlenen.
    5. Om te zorgen dat de sport veilig, verantwoord en betrouwbaar blijft en om uw en onze belangen te beschermen, bijvoorbeeld als het gaat om onsportief of ongewenst gedrag, waarvoor wij onder anderen een vertrouwensconceptpersoon en protocollen hebben.
    6. Om te zorgen dat alle taken in de vereniging zo goed mogelijk verdeeld en gedaan worden maken wij gebruik van een vrijwilligersapplicatie. Om de interne taken te verdelen plaatsen wij uw persoonsgegevens in deze webapplicatie. Deze worden verder niet met derden gedeeld.
    7. Als u jarig bent staat dit geautomatiseerd op onze website.
    8. Uw gegevens worden met uw toestemming gedeeld met derden die een opleiding of cursus verzorgen voor vrijwilligers van onze vereniging zoals met de KNVB voor trainersopleidingen of een cursus vertrouwenspersoon, EHBO en gebruik AED.
  7. Welke gegevens verwerken wij voor uw veiligheid?

    1. De toegang tot ons pand en binnenruimten zijn afgesloten met genummerde sleutels. De sleutels zijn aan een naam gekoppeld. Dit om veiligheidsredenen.
    2. U kunt bij ons met de PIN betalen. De verwerking van de PIN-betaling wordt door een derde partij gedaan. De betalingen worden geheel anoniem verwerkt. De vereniging heeft geen inzage in wie welke betaling wanneer heeft verricht en heeft enkel inzage in de betalingen.
  8. Wat doen wij met beeldmateriaal?

    1. VC Trynwâlden beheert de website www.vctrynwalden.nl. Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die VC Trynwâlden organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
    2. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij VC Trynwâlden. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
    3. Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
    4. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
    5. Leden en ouders of verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen. Als u als ouder of verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met het bestuur besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen.
    6. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen VC Trynwâlden website, Facebook-pagina en andere eigen social media.
    7. Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
    8. Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.
    9. Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
    10. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
    11. Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
    12. In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur. m. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.
  9. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
    Onze website, vrijwilligersportal en ledenadministratie zijn goed beveiligd en ook verder doen we ons uiterste best om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen door het nemen van zogenaamde passende technische en organisatorische maatregelen. Zo proberen wij te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Met uw bijzondere persoonsgegevens zijn we extra voorzichtig, waarbij u moet denken aan een VOG.
  10. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
    In principe bewaren wij uw gegevens totdat u uw lidmaatschap opzegt. Wij bewaren uw gegevens zo lang als we ze nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze verwerken, zo lang als we ze moeten bewaren van de wet en zolang als we ze mogen bewaren voor vorderingen (tot de eventuele vordering is verjaard) waartegen we ons moeten kunnen verweren. De bewaartermijn kan per doel verschillen.
  11. Wat doen wij met uw gegevens na afloop van de bewaartermijn?
    Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd.
  12. Welke wetten en regelingen zijn van toepassing?
    1. Algemene Verordening Gegevensbescherming.
    2. Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
    3. Gedragscodes NOC*NSF Sport en Goed Bestuur.
    4. Statuten en reglementen KNVB.
  13. Welke rechten hebt u?
    1. Inzage: U hebt het recht op inzage van uw persoonsgegevens en kunt over het algemeen binnen één maand na uw verzoek aan ons toegang krijgen tot alle persoonsgegevens die wij van u hebben.
    2. Correctie: U kunt ons vragen om onjuistheden in uw persoonsgegevens te laten corrigeren.
    3. Verwijderen: U kunt ons vragen om persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te verwijderen. Wij zullen in dat geval redelijke stappen nemen om andere verwerkers die namens ons de persoonsgegevens verwerken op de hoogte te stellen dat u hebt verzocht om verwijdering van koppelingen naar en kopieën van uw persoonsgegevens.
    4. Bezwaar tegen verwerking: Als u bezwaar hebt tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld e-mails met aanbiedingen, dan kunt u bezwaar aantekenen tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor die situatie.
    5. Beperken van verwerking: U kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van persoonsgegevens door u wordt betwist.
    6. Overdraagbaarheid: U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt en die wij bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm van ons te verkrijgen, bijvoorbeeld om deze vervolgens te verzenden naar een derde partij.
    7. Intrekking toestemming: Waar u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken kunt u uw toestemming intrekken, waardoor wij de persoonsgegevens waarvoor de toestemming gold, niet meer verwerken.
    8. Een klacht indienen: U kunt een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij de uitoefening van deze rechten kunnen er uitzonderingen van toepassing zijn, waardoor u bepaalde rechten niet in alle gevallen kunt uitoefenen.

  1. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
    Stuur een brief of e-mail naar de ledenadministratie. Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek. ledenadministratie@vctrynwalden.nl.
  2. Vraag, melding van een datalek of klacht?
    Als u vragen, een melding van een datalek of klachten hebt over de manier waarop we met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met

VC Trynwâlden
van Haersmasingel 40
9062 GC OENKERK
E-mail: bestuur@vctrynwalden.nl | avg-privacy@vctrynwalden.nl

Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Wijziging van dit Privacy Statement
    Wij kunnen dit Privacy Statement aanpassen. Een nieuwe versie wordt altijd op onze website gepubliceerd.

Dit Privacy Statement is op 19 april 2018 vastgesteld door het bestuur van de VC Trynwâlden en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.