Verslag van de alv op 1 december 2021

Op woensdag 1 december 2021 vond de algemene ledenvergadering van VC Trynwâlden vanwege corona digitaal plaats. Hieronder kunnen jullie het verslag van deze avond lezen.

1 Opening

Voorzitter Jolt Andela opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er zijn twee afmeldingen binnengekomen: Kees de Jager en Fiona Boonstra. Omdat Fiona er niet is, worden de notulen verzorgd door Gerrit Jan Veenstra.
Aanwezig in de digitale vergadering: 6 leden en 6 bestuursleden.

 2 Vaststellen notulen vorige vergaderingen

 2.1 Vastellen notulen 09-12-2020

Openstaand punt:

Hoodies van VC Trynwâlden: op onze site staat sinds kort dat er een tweetal modellen van VC Trynwâlden-hoodies te bestellen zijn. Via de site word je doorgestuurd naar de webshop van Muta. Ook zijn er mutsen en handschoenen te bestellen.

De notulen van deze vergadering worden vastgesteld. 

2.2 Vastellen notulen 29-09-2021

Dit was een ingelaste, bijzondere ledenvergadering. In deze vergadering is het besluit genomen dat het eerste prestatieteam vanaf seizoen 2022-2023 op de zaterdag gaat spelen.

Openstaande punten:

Rooster aftreden bestuur: dit moet nog in de bestuursvergadering behandeld worden.

Aftreden bestuurslid Ealse Stienstra: hier is nog geen opvolger voor gevonden. Het bestuur is Ealse veel dank verschuldigd voor het werk dat hij heeft gedaan bij met name de kledingcommissie en de sponsorcommissie. Volgens de statuten mag het bestuur zelf een nieuw lid benoemen. Dit dient vervolgens wel gepubliceerd te worden, bijvoorbeeld op de website.

Trainers A-selectie volgend seizoen: bestuurslid technische zaken Tjeerd Rijpma geeft aan dat de eerste goede gesprekken gevoerd zijn, maar dat het nog te vroeg is om hierover verder iets te kunnen zeggen.

De notulen van deze vergadering worden vastgesteld.

3 Van het bestuur (terug- en vooruitblik)

3.1 Terugblik

Het eerste seizoen van dit bestuur gaat de boeken in als coronaseizoen. Ieder weekend dat er gespeeld werd, was het bestuur op het complex aanwezig. Dit om de steeds wijzigende maatregelen te begeleiden. Inmiddels is er een ontvangstcommissie opgetuigd. Deze commissie bestaat uit een groep enthousiaste mensen die enerzijds het bestuur ontlast en anderzijds de bezoekers ook warm verwelkomt. Een aanwinst voor de club. Deze commissie kan overigens nog wel wat versterking gebruiken.

Na enige weken in het nieuwe seizoen waren de leiders en trainers geregeld. Onze nieuwe jeugdvoorzitter Gabe Postma en beide jeugdcoördinatoren Hans de Vries en Jelle Hiemstra hebben hier veel moeite voor moeten doen. Waarschijnlijk was corona hierbij ook van invloed.

Hans en Jelle hebben beiden aangegeven te willen stoppen, maar er zijn nog geen opvolgers gevonden. Gelukkig zijn Hans en Jelle nog wel in functie gebleven, dat wordt gewaardeerd, maar het wordt nu echt wel tijd dat we vervangers voor hen kunnen benoemen.

Er is dit jaar weer een JO19 in competitie, belangrijk voor de doorstroming van talentvolle spelers naar de A-selectie (en overige seniorenteams.) De JO19 traint gedeeltelijk onder de trainers van de A-selectie, Rick Jansma en Pieter Hoen. Dat is mooi, dat maakt de stap voor de junioren naar de senioren straks wat gemakkelijker. 

We hebben een succesvol schoolvoetbaltoernooi georganiseerd met 140 deelnemers. Dit moest in twee en een halve week worden opgetuigd. Aan het einde van het seizoen willen we het opnieuw organiseren, nu met een wat langere voorbereiding.

Er is gelukkig weer aanwas bij de jongste jeugd, dat was wel nodig. Hier zijn ook weer nieuwe trainers bijgekomen, evenals een herintreder. Inmiddels geven ook een aantal spelers van de JO19 trainingen aan de jongste jeugd. Top! Deze jonge trainers worden begeleid door Rudy Outhuijse. Mooi dat Rudy deze taak op zich heeft genomen nadat hij gestopt is als hoofd jeugdopleidingen. Op de donderdag houdt ook Henk Ehbrecht een oogje in het zeil.

Er mag op dit moment geen publiek op het complex komen, maar het bestuur heeft geconstateerd dat het een prachtig gezicht is om onze trainers met deze jongste jeugd aan het werk te zien.

In het bestuur is Jacob Seinstra vervangen door Roelof Planting. Jolt meldt het uitstekende werk dat Jacob in het afgelopen jaar als penningmeester heeft verricht. Jacob bedankt!

Jacob is nu jeugdtrainer en leider bij de jongste jeugd, ook hier is hij uitstekend op zijn plek.

Roelof Planting heeft het werk als penningmeester vloeiend overgenomen, hier is het bestuur erg blij mee.

We hebben een nieuwe kalkmachine gekocht. Het is de bedoeling dat bewoners van zorgboerderij Moai Seldsum binnenkort de lijnen gaan zetten, onder begeleiding van Thomas de Vries. Thomas doet dit nu eerst zelf.

 

3.2 Vooruitblik

Jolt geeft aan dat we nog te krap zitten in de vrijwilligers. Op dit moment hebben we een grote behoefte aan extra vrijwilligers die een kantinedienst kunnen draaien. We hebben richting de SBSO aan het begin van dit seizoen aangegeven dat we hier mee aan de slag zouden gaan. We hebben hierbij een verwachting gewekt die we tot nu toe nog niet waar hebben kunnen maken. Dat trekken we ons aan. Er ligt op dit moment veel druk op de SBSO om de kantinediensten rond te krijgen.

We zijn nu bezig om iedereen binnen de club te benaderen voor een vrijwilligersrol. Via de leiders van de teams worden er formulieren uitgedeeld aan de ouders van jeugdleden en leden. Hierop kan je aangeven wat voor een ‘vrijwillige’ rol je binnen de vereniging wilt gaan doen. Deze formulieren worden verzameld door de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie zal waar nodig ook een belronde doen. We willen graag van iedereen het formulier weer retour. We zijn hoopvol om op deze manier meer vrijwilligers te krijgen binnen onze vereniging. Het werven van nieuwe vrijwilligers is dan ook prioriteit nummer 1 binnen het bestuur. Op dit moment is er een kern van vrijwilligers die het te druk heeft met de huidige taken. Het bestuur is van mening dat iedereen binnen de club een vrijwilligersfunctie, groot of klein, zou moeten hebben.

Zo willen we als bestuur ook graag zien dat alle seniorenleden op zaterdagmorgen zo nu en dan een jeugdwedstrijd fluiten. Natuurlijk mogen deze seniorenleden zich ook aanmelden voor andere zaken. De verschillende commissies kunnen nog wel versterking gebruiken.

Zoals al eerder aangegeven zijn we ook op zoek naar nieuwe coördinatoren bij de jeugd.

Jolt geeft aan dat wanneer iedereen wat doet voor de club het voor iedereen leuker en minder intensief wordt. Dit vergroot ook de binding met de club.

Tjeerd geeft aan dat de voorbereidingen voor het spelen op de zaterdag van het eerste elftal zijn begonnen. Het huidige seizoen is een overlevingsjaar. Het doel is om ons te handhaven en dan horizontaal over te stappen naar de 3de klasse zaterdag. Tjeerd geeft aan dat de huidige selectie niet ruim bemand is. Voor de samenstelling van volgend seizoen kijken we ook naar ‘oud’-leden. Hij roept iedereen op om mensen enthousiast te maken om (weer) bij ons te komen spelen. We willen ook graag een volwaardige 2de selectie zodat dit team kan fungeren als aanvulling voor het 1ste team.

Los daarvan wil Tjeerd nog een keer het goede werk van Gabe Postma voor dit seizoen benadrukken. De wens is om dit jaar al eerder de bezetting van alle functies binnen de club rond te krijgen. Om op het laatste moment nog zaken te moeten regelen kost veel energie en men komt dan ook niet toe aan beleidszaken.

We zijn in overleg met de SBSO om op korte termijn gebruik te kunnen maken van het ‘duivenhok’. We hebben nu te weinig ruimte om ons materieel (bijv. kalkmachines) te kunnen bergen.

Er is afgesproken met korfbalvereniging KF De Wâlden een gezamenlijke nieuwjaarsreceptie te vieren. Het plan is om dit op 5 februari te doen. Er is al een gezamenlijke commissie gevormd om dit feest te organiseren. Alles is natuurlijk wel afhankelijk van de coronamaatregelen.

Op 8 januari hebben we de sporthal gereserveerd. Er kan dan een nieuwjaarstoernooi georganiseerd worden. Dit is ook weer afhankelijk van de coronamaatregelen.

Vanuit de vergadering komen er verder geen vragen binnen over deze of andere onderwerpen.

 

4 Financieel

4.1 Kascommissie

 Brant Knossen neemt het woord. Jorn Koopmans is niet aanwezig op de vergadering. De financiën zien er keurig uit. Een netjes overzicht. Ook geeft Brant een compliment en waardering voor leden en sponsors die de club gesteund hebben in het afgelopen moeilijke corona-seizoen. De cijfers zijn goedgekeurd door de kascommissie en ze verlenen dan ook decharge aan de penningmeester.

Brant geeft aan dat hij en Jorn ook voor volgend jaar in de kascommissie blijven. Waarvoor dank!

 

4.2 Resultaat seizoen 2021-2022

Roelof toont de financiële overzichten in het scherm en geeft een toelichting op de cijfers.

- Ondanks dat het afgelopen seizoen wederom vroegtijdig werd afgebroken door corona, heeft de club geen grote financiële schade opgelopen. Dit komt vooral door onze grootste inkomstenposten, sponsoren en contributie. Zowel het sponsorgeld als de contributie is tijdens de corona ‘gewoon’ doorbetaald. Daarbij zijn de sponsorinkomsten zelfs gestegen dankzij het goede werk van de sponsorcommissie.

- Ook hebben we een subsidie van de overheid ontvangen i.v.m. corona.

- De algemene kosten zijn hoger uitgevallen door de extra kosten van corona.

- Kosten jeugdtrainers zijn lager uitgevallen. Dit omdat enkele trainers hebben afgezien van hun volledige vergoeding.

- Ook zijn de kosten voor de KNVB en de wedstrijdkosten lager uitgevallen.

Er is een positief resultaat, dit wordt toebedeeld aan de algemene reserve en aan het kledingfonds.

 

4.3 Begroting seizoen 2022-2023

De nieuwe begroting voor dit seizoen wordt getoond.

- Er is een hoger bedrag aan sponsorinkomsten meegenomen.

- Geen vergoeding voor corona van de overheid meegenomen.

- In dit lopende seizoen hebben we al aan een tweetal acties meegedaan. Die van de Albert Heijn en van de Rabobank.
Dit heeft € 1.700, - opgeleverd.

 - Trainerskosten senioren zijn wat lager begroot dan vorig seizoen.

- Trainerskosten jeugd daarentegen wat hoger. Hier zijn nu opleidingskosten voor de jeugdtrainers in meegenomen, daar willen we op investeren.

- Materiaalkosten zijn ook wat hoger begroot i.v.m. een inhaalslag die we moeten maken.

Er zijn vanuit de vergadering geen aanvullende vragen voor de penningmeester. Hiermee is de begroting vastgesteld.

De voorzitter bedankt de penningmeester voor het duidelijke overzicht en spreekt zijn waardering uit voor de (beide) penningmeesters en is tevreden over de mooie cijfers.

 

5 Rondvraag

Margriet Veninga stipt een vraag aan die zij al eerder had gesteld, namelijk de trainingstijd van de JO12. Zij vindt het tijdstip van de training te laat. Gabe Postma geeft aan hiernaar te zullen kijken.

Margriet heeft ook een vraag over de respons op de briefjes die er zijn uitgedeeld aan de leden en ouders m.b.t. het vrijwilligersbeleid. Hoeveel respons tot nu toe? Jolt geeft aan dat de briefjes ingeleverd worden bij de dames van de vrijwilligerscommissie en dat hij nog niet goed zicht heeft op de aantallen. Jolt heeft zelf ook een aantal formulieren onder ogen gehad en gezien dat er best veel wordt aangegeven dat men het te druk heeft met privézaken. Het is de bedoeling om ieder lid te benaderen. Dit wordt ook nog kenbaar gemaakt op de website. Uiteindelijk zou iedereen ‘verplicht’ wat moeten doen, maar om dat voor elkaar te krijgen is best lastig.

Rudy Outhuijse: Hoe lijkt het met de financiële cijfers van de SBSO? Is daar zicht op? Jolt geeft aan dat er goed overleg is tussen de SBSO en de korfbal- en voetbalvereniging. Een afvaardiging van het bestuur van beide clubs zit maandelijks met de SBSO om tafel. Daarnaast worden beide clubs één keer per jaar uitgebreid door de penningmeester van de SBSO bijgepraat. De SBSO heeft vanwege de corona wel een aanzienlijke omzetdaling ondervonden, door de lagere kantine-inkomsten.

Rudy: heeft de voetbalclub ook het verzoek gehad om financieel bij te springen?  Jolt: nee, en dat verwacht ik ook niet. Maar als het zover komt, dan gaan we natuurlijk kijken hoe we de SBSO kunnen helpen. En van de korfbalvereniging verwacht ik hetzelfde.

Connie Prins: hebben we een consul en wie is dat? Jolt: goede vraag, sinds kort hebben we die niet meer. Connie geeft aan dat met de verwachte weersomstandigheden en vooral het kwetsbare veld 2 er wel een consul nodig is. Een terechte opmerking. Jolt geeft aan dat het bestuur actie gaat ondernemen om zo spoedig mogelijk een nieuwe consul te vinden. Tot dan is het bestuur verantwoordelijk.

Jolt heeft zelf nog 2 vragen/opmerkingen:

Er staat een (groot) mengpaneel in de 3de bestuurskamer. Deze was van de supportersvereniging van VV Trynwâlden. Deze supportersvereniging bestaat niet meer. De SBSO wil het paneel graag kwijt vanwege de ruimte die het inneemt. Wat gaan we hier mee doen? Advies van de leden: het paneel kan afgevoerd worden. 

Vanwege de invoering van Sportlink (digitaliseringsslag) hebben we geen goede informatie meer over de duur van de lidmaatschappen van onze leden. Brant geeft aan dat we navraag kunnen doen naar oude ledenlijsten bij vroegere penningmeesters en/of secretarissen. Brant wil zelf wel bij Erwin Bos informeren. Rudy (oud penningmeester) heeft nog een ‘kistje’. Wellicht heeft Folkert van Foeken nog een excel-lijst. We gaan ermee aan de slag.

Om 20.45 uur sluit Jolt de vergadering en bedankt iedereen.

Nabrander: 
Iets later op de avond ontvangt Jolt een mail van Connie Prins met een excel-lijst, uit Sportlink, met daarin informatie over de lidmaatschappen van de leden. De lijst zal tijdens de volgende bestuursvergadering besproken worden. Connie bedankt!